Desde su fundación en el año 1965, la Federación Española de Asociaciones de Amigos del Ferrocarril ha venido celebrando, sin interrupción alguna, un Congreso anual.
Pese a que la Federación es la que delega en las Asociaciones la preparación y el posterior desarrollo del Congreso, parece interesante y conveniente que la misma pueda intervenir en los distintos procesos para la mejor consecución de los fines que inspira la celebración de estos eventos.
En este contexto, este documento pretende fijar una serie de actuaciones que nos permitirán a todos conocer, con la suficiente antelación, los programas, actividades, fechas, precios, hoteles, desplazamientos, descuentos, etc. Y, a la propia Federación, una ayuda eficaz a la hora de la concesión del Congreso a las Asociaciones que lo hubieran solicitado.
Tenemos que tener presente que, entre otras facetas, los Congresos de la Federación deben servir para:
- Fomentar un ambiente de simpatía hacia el ferrocarril.
- Ofrecer un acontecimiento cultural y lúdico a la provincia o ciudad donde se celebre, con la deseable implicación de los poderes públicos (Autonomías, Diputaciones, Ayuntamientos, etc.)
- Fomentar el encuentro y la amistad entre todos los Amigos del Ferrocarril.
- Cambiar impresiones sobre nuestra aportación a la sociedad.
- Conocer nuestras inquietudes y resolver, en la medida de lo posible, nuestros objetivos y demandas.
- Conocer lugares de interés, tanto a nivel ferroviario, como cultural.
- Propiciar posibles actividades y viajes especiales de interés.
- Posibles beneficios económicos a la Asociación que organiza.
Sería interesante que los Congresos se celebren preferentemente en las fechas comprendidas del 1 de abril al 25 de junio, o bien del 1 al 25 de septiembre, que son las épocas en las que presumiblemente puede haber un mayor número de asistentes, salvo que la Asociación solicitante lo haga para conmemorar alguna efemérides y las fechas deban ser otras. De igual forma, también es conveniente que los congresos se realicen en fines de semana o en fechas que tengan “puentes” a nivel del Estado y sea posible asistir sin tener que pedir permisos en los trabajos.
Dentro de la programación de los Congresos, tendrán cabida, al menos, dos sesiones de trabajo.
La primera, que puede celebrarse el primer día, podrá ser una ponencia que versará sobre el ferrocarril en general o la provincia donde se celebre el Congreso, que podrá ser impartida por expertos en la materia, bien sean de la Asociación anfitriona o externos. Es recomendable el empleo de material audiovisual (videos, diapositivas, transparencias, etc.).
La segunda, que deberá ser convocada por la Junta Directiva de la Federación, puede ser una reunión extraordinaria de la Asamblea de la Federación, en la que se analicen los temas más convenientes para la propia Federación.
Con el fin de facilitar la asistencia a la Asamblea a las Asociaciones Federadas, es conveniente que esta reunión se programe en días no laborables.
Solicitud
Las Asociaciones interesadas en la organización de un Congreso deberán solicitarlo, con una anticipación mínima de dos años, mediante el documento de “Impreso de solicitud de Congreso” que se adjunta al final de estas Normas, como anexo.
Junto a la petición, la Asociación aspirante deberá acompañar una Memoria en la que detalle, al menos, los siguientes aspectos:
- Fechas previstas del Congreso.
- Programa de Actividades previsto.
- Lugares de celebración de la ponencia y Asamblea.
- Cena de clausura y entrega del testigo.
- Relación de hoteles con precios y descuentos estimados.
- Cuota aproximada de inscripción y forma de pago.
- Difusión prevista del Congreso (correo, página web, revistas, etc.)
- Responsables que llevarán la organización del Congreso
El modelo y la documentación adjunta deberá ser remitida a la Federación antes del 1 de junio de cada año.
Se admite que en la solicitud pueda pedirse hasta un máximo de dos años consecutivos.
Las peticiones recibidas serán dadas a conocer por el Secretario de la Federación al resto de la Junta Directiva, para su estudio previo a la celebración de la reunión de la que, normalmente, se celebra en el último trimestre del año.
Antes de dicha reunión, la Federación podrá solicitar a la Asociación aspirante la documentación que estime conveniente, con el fin de completar el expediente de concesión del Congreso.
Concesión
A la vista de la documentación aportada, la Junta Directiva decidirá, por mayoría de votos, la concesión o no del Congreso, que deberá ser comunicada por escrito a la Asociación elegida y a las que no.
A la hora de conceder un Congreso, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
- Conmemoración de aniversarios o efemérides relacionadas con el Ferrocarril.
- Se valorarán los mejores proyectos en su conjunto.
- La realización de otros congresos y los resultados obtenidos.
- Singularidad de las actividades propuestas.
- Los aspectos económicos del congreso (cuotas de inscripción y precio hoteles).
La Asociación encargada de la Organización remitirá a la Federación detalle de la marcha y situación de los trabajos, antes de cada una de las Asambleas o reuniones de la Junta Directiva, para hacer un seguimiento puntual y dar cuenta a las Asociaciones Federadas de cómo va la programación del Congreso.
En este periodo, la Federación podrá realizar sugerencias o gestiones para la mejora del propio Congreso.
Los programas definitivos y los boletines de inscripción deberán ser enviados por la Asociación que organice el Congreso al resto de Asociaciones Federadas con una antelación mínima de tres meses al inicio del Congreso.
Al término del Congreso se deberá remitir a la Federación un pequeño resumen de las actividades realizadas, noticias, curiosidades, listado de congresistas, autoridades, recortes de prensa, etc.
Esta información servirá para el fichero histórico de Congresos de la Federación.
Los congresos de 2005 y 2006 quedan fuera de esta normativa, aunque sería recomendable que las Asociaciones organizadoras puedan incorporar a su programa algunos aspectos, tales como información previa a la Federación, envío de los programas con la suficiente anticipación, ponencias, documentación posterior al congreso, etc
Impreso de Solicitud de Congreso a la Federación
DILIGENCIA: Se hace constar que estas Normas de Actuación para la Solicitud, Concesión y Ejecución del Congreso Anual de la Federación fueron aprobadas por la Junta Directiva en su reunión del 13 de noviembre de 2004 y ratificadas por la Asamblea General Ordinaria celebrada en el salón de actos del Museo Ferroviario de Madrid-Delicias el día 6 de marzo de 2005.
